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Executive Assistant

Req ID:  22253
Posted on:  14-Sep-2021
Location: 

Las Condes (CL01), Chile

Department:  General Services (50007980)
Job Family:  General Services


 

 

ASISTENTE EJECUTIVA

Provee asistencia a Director Ejecutivo Regional, anticipándose a las necesidades, asistiendo diariamente en su agenda, trámites y reportes.

 

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES:

 

  • Revisar y traducir presentaciones y documentos.
  • Coordinar reuniones de carácter estratégico, asegurando el servicio y toma de minuta.
  • Contestar anexo y canalizar las llamadas en nombre del Director. Seleccionar información importante y transferirla asegurando que el interlocutor comprende el mensaje.
  • Apoyo en procesos estratégicos que están bajo la responsabilidad del Director.
  • Coordinación de agenda y viajes locales e internacionales.
  • Coordinar informes requeridos y preparar presentaciones ejecutivas, si corresponden, con la más alta calidad e imagen corporativa.
  • Archivo de documentos físicos y electrónicos.
  • Tomar minutas de reuniones y seguimiento de pendientes.
  • Elaborar solicitudes de compra.
  • Seguimiento diario de aprobaciones regionales.
  • Punto de contacto para coordinar y administrar agenda.
  • Realizar trámites personales de diversas características y complejidades.
  • Anticiparse a requerimientos personales y propios de la función del Director.
  • Rendiciones y pagos de gastos.
  • Back up de Analista Administrativa.
  • Apoyo en trámites administrativos.
  • Administrar fondo fijo del área.
  • Administrar los suministros de oficina, limpieza, cafetería y marketing llevando inventarios actualizados de forma mensual.
  • Realizar solicitudes de insumos de oficina, limpieza y cafetería con los proveedores, bajo aprobación del Team Leader.

PERFIL

  • Estudios de Asistente Ejecutivo Bilingüe, Traducción o carrera afín. 
  • Conocimientos intermedios de administración, excluyente.
  • Experiencia demostrada con relacionamiento de alto nivel de al menos 5 años.
  • Inglés nivel B1 deseable B2.
  • Manejo Microsoft Office nivel intermedio.
  • Conocimiento en coordinación de viajes y agenda de ejecutivos.

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